Mit besseren Meetings positiv führen: Best practices weltweit

Viele Führungskräfte verbringen zwei Drittel oder mehr ihrer Arbeitszeit in Meetings – so viel zur Quantität. Und sie sind häufig, wie alle Beteiligten, unzufrieden mit deren Qualität. Das bekomme ich aus vielen Coachings und Seminaren mit. Aber die Meeteritis muss man nicht einfach so hinnehmen – es gibt konkrete Vorbilder, an denen du dich orientieren kannst – hier einige Anregungen: 

Netflix: Interaktive Board-Memos statt PowerPoint

Netflix hat die Board-Meetings revolutioniert durch kurze, interaktive Memos in narrativer Form statt endloser PowerPoint-Präsentationen. Board-Mitglieder besuchen regelmäßig Management-Meetings als Beobachter.

Quelle: https://hbr.org/2018/05/how-netflix-redesigned-board-meetings

Amazon: Jeff Bezos' "Two-Pizza Rule" und 6-seitige Memos

Amazon limitiert Meetings auf maximal die Anzahl an Personen, die mit zwei Pizzas satt werden (5-8 Personen). Statt PowerPoint werden 6-seitige narrative Memos verwendet, die zu Beginn 30 Minuten lang in Stille zu lesen sind. Außerdem spannend: Die "Empty Chair Rule" - ein leerer Stuhl symbolisiert den Kunden in jedem Meeting.

Quelle: https://www.inc.com/justin-bariso/jeff-bezos-knows-how-to-run-a-meeting-here-are-his-three-simple-rules.html

Tesla/Elon Musk: "Walk out if you add no value"

Musks drei klare Meeting-Regeln: 

• Eliminiere große Meetings außer sie bringen allen Wert, 
• Eliminiere häufige Meetings außer bei dringenden Angelegenheiten, 
• "Walk out of a meeting or drop off a call as soon as it is obvious you aren't adding value. It is not rude to leave, it is rude to make someone stay and waste their time".

Quelle: https://www.inc.com/nicholas-sonnenberg/in-just-4-sentences-elon-musk-gave-tesla-employees-a-masterclass-on-how-to-run-efficient-meetings.html

Shopify: Kalender-Purge mit 322.000 gelöschten Meeting-Stunden

Shopify löschte zu Jahresbeginn 2023 alle wiederkehrenden Meetings mit 3+ Personen per Bot. Dies entspricht 322.000 Stunden oder der Arbeitszeit von 150 zusätzlichen Mitarbeitern. Ein Meeting-Cost Calculator zeigt die wahren Kosten (durchschnittlich $700-1600 pro 30-Minuten-Meeting). Die Regel der "No Meeting Wednesdays" wird laut 85% der Befragten im Unternehmen eingehalten.

Quelle: https://www.npr.org/2023/02/15/1156804295/shopify-delete-meetings-zoom-virtual-productivity

Microsoft: 25/50-Minuten-Meetings statt 60 Minuten

Microsoft empfiehlt Meetings auf 25 oder 50 Minuten zu begrenzen statt der Standard-60-Minuten, damit Menschen Zeit haben sich zu bewegen und sich auf das nächste Meeting vorbereiten können. Dies kann in Outlook als Standard eingestellt werden.

Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/worklab/better-meetings

Google: Maximal 8 Teilnehmer und 24h-Vorlauf für Agendas

Google limitiert Meetings auf maximal 8 Personen, jedes Meeting muss einen klaren Anführer haben, die Agenda wird 24 Stunden im Voraus geteilt, und Meetings müssen einen klaren Zweck und Struktur haben.

Quelle: https://beenote.io/effective-meeting-google-amazon-apple/

Apple/Steve Jobs: Eine Person pro Agenda-Punkt

Bei Apple unter Steve Jobs galt: Je eine Person ist für jeden Tagesordnungspunkt verantwortlich. Wie bei Amazon sind PowerPoint-Präsentationen verboten - stattdessen werden direkte Gespräche geführt.

Quelle: https://beenote.io/effective-meeting-google-amazon-apple/

Basecamp: 98% der Kommunikation asynchron

Basecamp führt 98% der internen Kommunikation über ihre Plattform statt über Meetings. "Meetings are the last resort, not the first option." Um 16:30 fragt das System automatisch alle Mitarbeiter: "What did you work on today?"

Quelle: https://basecamp.com/guides/how-we-communicate

Toyota: Gemba Walks statt Konferenzraum-Meetings

Reports lügen, Folien lügen. Toyota führt daher täglich um 9 Uhr "Gemba Walks" durch, bei denen Führungskräfte mindestens 20% ihrer Zeit am Band, in der Fabrikhalle verbringen. Diskussionen an "Production Boards" sind auf maximal 3 Minuten begrenzt.

Quelle: https://www.lean.org/the-lean-post/articles/how-to-go-to-the-gemba-go-see-ask-why-show-respect/

Atlassian: Stand-up Meetings maximal 15 Minuten

Atlassian begrenzt Daily Stand-ups strikt auf 15 Minuten oder weniger, nutzt "Brady Bunch" View für alle Teilnehmer in Video-Calls und ermutigt zu asynchronen Stand-ups für Teams in verschiedenen Zeitzonen.

Quelle: https://www.atlassian.com/agile/scrum/standups

Pixar: "Braintrust" für ehrliches Feedback

Pixar's "Braintrust" trifft sich alle paar Monate, um ehrliches, direktes Feedback zu Film-Projekten zu geben. "Early on, all of our movies suck" - Ed Catmull. Das Braintrust hat keine Autorität - es identifiziert Probleme, schreibt aber keine Lösungen vor.

Quelle: https://www.fastcompany.com/3027135/inside-the-pixar-braintrust

Facebook/Meta: Sheryl Sandberg's Effizienz-Fokus

Sheryl Sandberg beendet Meetings oft früher als geplant, wenn alle Punkte abgearbeitet sind. Sie verbringt die meiste Zeit in Meetings, aber mit strikter Effizienz und verlässt das Büro täglich um 17:30 Uhr.

Quelle: https://meetingnotes.com/blog/leading-effective-meetings

Buffer: "Water Cooler" via Slack und Transparenz

Buffer nutzt Slack als "Water Cooler" für informelle Kommunikation, führt monatliche Buchclubs via Zoom durch.

Quelle: https://buffer.com/resources/build-company-culture/

Netflix: "Patty's Parting Questions"

Patty McCord, ehemalige Chief Talent Officer von Netflix, beendete jedes Meeting mit zwei einfachen Fragen: "Have we made any decisions in the room today, and (if we have) how are we going to communicate them?"

Quelle: https://www.linkedin.com/pulse/how-do-you-end-meeting-netflixs-hr-rebel-asks-two-simple-bob-sutton

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Die Psychologin Prof. Dr. Simone Kauffeld forscht an der TU Braunschweig u.a. zu Meetings. In meinem Podcast "Positiv Führen" habe ich sie dazu befragt – die Episode ist eine der meistgehörten. Verfügbar auf den diversen Podcastplattformen oder unter diesem Link.

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SAP: Achtsamkeitsmomente zu Beginn von Meetings

SAP führt seit 2013 "A Minute to Arrive" ein - eine Minute Stille zu Beginn jeder Besprechung. Über 9.000 Mitarbeiter weltweit haben das zweitägige Achtsamkeitstraining "Search Inside Yourself" absolviert, weitere 8.000 stehen auf der Warteliste. Die Meetings beginnen mit bewusstem Atmen und Fokussierung. Sogar der Return on Investment (ROI) für diese Praktiken wurde gemessen und mit 200% beziffert, auch ist ein signifikanter Anstieg im Employee Engagement dokumentiert.

Quelle: https://news.sap.com/germany/2019/07/achtsamkeitstraining-wohlbefinden-produktivitaet-fuehrungskompetenz/

Siemens: Agile Transformation und Meeting-Praktiken

Siemens nutzt agile Meeting-Praktiken in verschiedenen Divisionen und hat – ähnlich wie die Deutsche Telekom – SAPs Mindfulness-Programme implementiert. 

Quelle: https://news.sap.com/germany/2019/07/achtsamkeitstraining-wohlbefinden-produktivitaet-fuehrungskompetenz/

Robert Bosch: "Flavors" agilen Arbeitens

Bosch entwickelte verschiedene "Geschmacksrichtungen" (Flavors) agilen Arbeitens für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Stand-up Meetings und agile Praktiken werden je nach Abteilung angepasst, statt einem einheitlichen Ansatz zu folgen.

Quelle: https://hr-pioneers.com/2016/03/vortrag-robert-bosch-agile-hr-conference-2016/

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Weitere Meeting-Innovationen:

Walking Meetings

Stanford-Studien zeigen, dass Walking Meetings die Kreativität um 60% steigern. CEOs von Google, Facebook und LinkedIn nutzen diese regelmäßig, vor allem im Einzelgespräch.

Quelle: https://www.cnbc.com/2018/08/23/why-ceos-at-google-facebook-and-linkedin-love-walking-meetings.html

Stand-up Meetings physisch

Forschung zeigt, dass Stand-up Meetings die Meetingzeit um ein Drittel reduzieren können, da Teilnehmer fokussierter und weniger geneigt zu Abschweifungen sind.

Quelle: https://www.skillcast.com/blog/best-practices-productive-meetings

Spotify Agile Model

Spotify nutzt "Squads" (kleine Teams), "Tribes" (Sammlungen von Squads) und "Guilds" für effektive Kommunikation ohne traditionelle hierarchische Meetings.

Quelle: https://www.atlassian.com/agile/agile-at-scale/spotify

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Übergreifende Erkenntnisse:

1. Weniger ist mehr: Erfolgreiche Unternehmen reduzieren die Frequenz, die Dauer und die Teilnehmerzahl von Meetings bewusst
2. Asynchrone Kommunikation: Schriftliche Updates ersetzen Status-Meetings
3. Klare Strukturen: Feste Zeitlimits und definierte Rollen
4. Kunde im Fokus: Meetings müssen einen klaren Wert für den Endkunden oder die Stakeholder schaffen

❓Welche Meeting-Innovation macht bei Dir Sinn? Viel Gaudi und Gelingen dabei!

P.S.: Du machst, Ihr macht, Sie machen das gut!