Positiv delegieren als Führungskraft – einige Impulse

• Was hat effektive Delegation mit Positive Leadership zu tun?
• Welche Vorteile bringt Delegieren – für mich als Führungskraft, für die Mitarbeitenden, fürs Team, für die Organisation?
• Was bremst und behindert typischerweise effektive Übertragung von Verantwortung?
• Und welche Tipps können helfen, damit Du besser delegieren kannst?

Um diese Fragen dreht sich dieser Post.

Worum geht’s eigentlich?
Was heißt eigentlich Delegation? Fragen wir mal das Gabler Wirtschaftslexikon: „Übertragung von Kompetenz (und Verantwortung) auf hierarchisch nachgeordnete organisatorische Einheiten, auch als Kompetenzdelegation bezeichnet. Der Delegationsgeber hat darauf zu achten, ob der Delegationsnehmer von seiner Kompetenz und Motivation her zur selbstständigen Erfüllung der zu übertragenden Aufgaben fähig ist.“)
Vereinfacht könnte man sagen: Delegation ist der Transfer von Verantwortung von Person A auf Person B.

„Gute Führung heißt nicht, immer für die wichtigen Dinge zuständig zu sein. Gute Führung heißt, sich um die zu kümmern, die für die wichtigen Dinge zuständig sind.“

Wozu delegieren?
Delegation ist eine zentrale Führungskompetenz. Effektive Delegation bringt viele Vorteile aus Sicht von Positive Leadership:
Sie kann das Engagement und Wohlbefinden der Mitarbeitenden, aber auch der Führenden stärken; sie kann Flow und Stärkenorientierung fördern; sie ist ein Vertrauensbeweis und kann damit die Beziehungen im Team und zur Führungskraft verbessern; sie kann, wenn ein Klima psychologischer Sicherheit herrscht, eine growth-mindset-Perspektive im Umgang mit Fehlern, mit Dazulernen ermöglichen.  

Noch mal Schritt für Schritt – wozu eigentlich delegieren?
> Viele Führungskräfte erlebe ich als Ausführungskräfte – und sie kommen gar nicht dazu, wirklich zu führen. Delegation kann helfen, mehr auf Flughöhe zu kommen, statt immer in das Operative hineingezogen zu werden. Für junge Führungskräfte, gerade wenn sie aus dem Team aufgestiegen sind, gilt das nach meiner Erfahrung besonders.
> Gute Delegation sorg dafür, dass die Arbeitslast im Team fairer und effizienter verteilt ist. Und dass vor allem die Highperformer nicht ausbrennen und überlastet werden.
> Meine Erfahrung ist: Das verteiltere Arbeiten mit mehr Menschen im Homeoffice und weniger Beschäftigten vor Ort im Büro
Stoker, J. I., Garretsen, H., & Lammers, J. (2022). Leading and Working From Home in Times of COVID-19: On the Perceived Changes in Leadership Behaviors. Journal of Leadership & Organizational Studies, 29(2), 208–218.)
> Wenn ich als VorgesetzteR gut und regelmäßig delegiere, stärke ich die Talente und Fähigkeiten meiner Mitarbeitenden. Und vergrößere mittelfristig damit auch den Pool an Menschen, die Führung und Verantwortung in der Organisation übernehmen!
> Auch Organisationen als ganzes profitieren von Delegation: So kann etwa die Innovation und Kreativität steigen, zeigen Studien im Pflegebereich (Jønsson, TF, Bahat, E, Barattucci, M. How are empowering leadership, self-efficacy and innovative behavior related to nurses' agency in distributed leadership in Denmark, Italy and Israel?. J Nurs Manag. 2021; 29: 1517– 1524. oder Campbell, AR, Layne, D, Scott, E, Wei, H. Interventions to promote teamwork, delegation and communication among regisstered nurses and nursing assistants: An integrative review. J Nurs Manag. 2020; 28: 1465– 1472.)
> Delegation lohnt sich unterm Strich! Eine Gallup-Studie kommt zu dem Ergebnis: CEOs, die besonders gut darin sind zu delegieren, machen bis zu 33 Prozent mehr Umsatz. (https://news.gallup.com/businessjournal/182414/delegating-huge-management-challenge-entrepreneurs.aspx)

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Was behindert beim Delegieren?
Wenn wir all diese Vorteile in den Blick nehmen – warum klagen dann Führungskräfte und Mitarbeitenden gleichermaßen, dass Delegation bei weitem nicht immer so gut klappe, wie sie klappen könnte? Der Multimilliardär und Buchautor Eli Broad schreibt: “The inability to delegate is one of the biggest problems I see with managers at all levels.”

Nach meiner Erfahrung behindern sich Führungskräfte selbst häufig mit Sätzen wie diesen (ausgesprochen oder unausgesprochen) beim Delegieren:

• „Bis ich das der/dem erklärt habe…“
• „Ich mache mich doch nicht selbst überflüssig“
• „Ein bisschen Spaß an der Arbeit will ich auch noch haben“
• „Ich kann denen nicht noch mehr auf den Tisch schaufeln“
• „Wie delegiere ich überhaupt richtig?“
• „Kann ich der/dem so richtig vertrauen?“
• „Meine Führungskraft will, dass das direkt von mir kommt (glaube ich)“
• „Das macht doch am besten die Spitzenkraft in diesem Team – ich!“

„Wer Verantwortung teilt,vervielfacht die Antworten.“

Wie besser delegieren?

• Wissen, was delegiert werden kann (und was nicht)
• Das Wissen über und die Kompetenzen zu guter Delegation schulen und mehren (siehe auch Crevacore, C., Jacob, E., Coventry, L. L., & Duffield, C. (2023). Integrative review: Factors impacting effective delegation practices by registered nurses to assistants in nursing. Journal of Advanced Nursing, 79, 885– 895.)
• An Stärken, Interessen, Ziele der Mitarbeitenden andocken
• Möglichst klare Zielvorstellung (Metrik, Termin, evtl. Vorgehen)
• Ressourcen und Befugnisse bereitstellen
• Zwischenziele, Meilensteine, Checkpoints identifizieren bei größeren Aufgaben
• Kommunikationskanal aufstellen
• „Fehler“ als Möglichkeit in Betracht ziehen
• Geduld haben
• Feedback geben und erbitten
• Auch mal klar und deutlich sein in den Erwartungen an (tatsächliche oder vermeintliche) Drückeberger
• Spendabel sein mit Lob und Wertschätzung
• flexibel und lernfähig bleiben beim Wie und Was von Delegation
• Die Arbeitspferde nicht überlasten
• Nicht übertreiben mit allzu detaillierter Anleitung – Obacht, Helikopter-Gefahr! Delegation stärkt die Motivation nur dann, wenn sie mit Freiräumen verbunden ist (siehe etwa Sloof, R., & von Siemens, F. A. (2021). Effective leadership and the allocation and exercise of power in organizations. The Leadership Quarterly, 32(4), 101277.)
• (unberechtigte) Schuldgefühle reflektieren und überwinden – evtl. im Austausch mit KollegInnen, eineRm CoachIn, der eigenen Führungskraft…

"The best executive is the one who has sense enough to pick good people to do what he wants done and self-restraint enough to keep from meddling with them while they do it."Theodore Roosevelt

Effizienter delegieren – einige hilfreiche Fragen an mich und die Mitarbeitenden

• Wer soll X oder Y machen?
• Warum? Wozu?
• Wieso sie/er, auf Grund welcher Stärken/Erfahrungen?
• Bis wann?
• Wie? Auf welche Weise?
• Welche Ressourcen könnten helfen?
• Wann wäre es gut gemacht (definition of done)?
• Welche Zwischenetappen machen Sinn?
• Wie (wann, auf welchem Kanal…) wird die Delegation am besten kommuniziert?
• Delegiere ich zu viel – oder zu wenig – oder zu unklar? Wen will ich dazu wie nach Rückmeldung fragen?

❓Was macht bei Dir gute Delegation wirksam? Was hast Du als nützlich erlebt, was nicht? Woran könntest Du arbeiten – und woran Dein Team?

‼️Ich freue mich auf Rückmeldung! Einfach hier oder per Mail.

Sonst noch wichtig aktuell:
🎧 Mit Prof. Dr. Timo Lorenz habe ich in der aktuellen Folge meines Podcasts „Positiv Führen“ über das Stärken von Stärken gesprochen – hört bei Interesse rein unter positiv-fuehren.com/podcast

🚀 Ich bin gerade dabei, meine, genauer gesagt: Eure Positive Leadership-Community für Führungskräfte zu professionalisieren und zu vergrößern. Wer dazu mehr wissen will – gern Mail an community@positiv-fuehren.com Auch hier oder auf meinen Social Media-Kanälen werdet Ihr dazu gelegentlich Informationen finden.


Schönen Juni allerseits!

Herzlich aus dem waahnsinnig üppig-frühlingshaften Garmisch-Partenkirchen

Christian Thiele
P.S.: Ihr macht, Sie machen das gut!