Mitarbeitergespräche mal anders: Tipps von 9 Expert*innen

CHRISTIAN THIELE

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Es sind andere Zeiten als sonst. Da könnte man als Führungskraft doch auch die Jahresgespräche anders führen als sonst, oder? Und da könnten wir Trainer*innen und Coaches doch auch mal auf andere Weise Ratschläge geben als sonst, oder?
Also haben wir uns zusammengetan, 9 Expertinnen und Fachmänner für Positive Leadership und Positive Psychologie, haben gehirnt – und geben hier einige Tipps für das Mitarbeitergespräch. In alphabetischer Reihenfolge:

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Vorbereitung

Tipp: Nimm Dir die Zeit, um vorher über die Stärken und Ressourcen Deines Mitarbeiters nachzudenken. Sie zu kennen und für Euer Gespräch bewusst zu haben, ist sowohl wertvoll für Dein konkretes Feedback als auch, um gemeinsam passende Ziele zu setzen. Reflektiere auch im Vorfeld, wie Deine eigenen Stärken Deine Wahrnehmung und Deine Gesprächsführung beeinflussen könnten. 

Hintergrund: Re-engineering Performance Management, BEN WIGERT, PH.D., AND JIM HARTER, PH.D.

Durchführung

Tipp: Plane mindestens 15 Minuten Pause OHNE Ablenkung zwischen den Gesprächen ein - um kurz aufzutanken und Dich auf das nächste Gespräch einzustimmen. Eine tolle Entspannung ist die einmütige "One Moment Meditation"

Hintergrund: Research Paper about how mindfulness meditation improves attention

Tipp: Führe ein Gespräch auf Augenhöhe, stelle viele Fragen und gehe in einen echten Austausch mit Deinem Mitarbeiter. Sei konkret, stärkenorientiert und faktenbasiert in Deinem Feedback.

Hintergrund: Greenberg, M. & Maymin, S. (2013).  Profitieren Sie vom Positiven: Bewährte Führungsstrategien zur Produktivitätssteigerung und Transformation Ihres Unternehmens. McGraw Hill.

Tipp: Setze gemeinsam konkrete und herausfordernde Ziele. Mindestens eines davon sollte ein sog. Everest Ziel sein. Everest Ziele nach Kim Cameron sind ein bisschen wie „nach den Sternen greifen“, also groß gedacht und gefühlt. Im Fokus stehen die eigenen Stärken und die Entfaltung unseres Potentials. Sie sind persönlich, in sich selbst wertvoll, und energiestiftend. 

Hintergrund: Seligman, Martin (2004), Authentisches Glück: Verwendung der neuen positiven Psychologie zur Verwirklichung Ihres Potenzials zur dauerhaften Erfüllung. New York: Freie Presse. Cameron, Kim (2012): Positive Leadership– Strategies for extraordinary performance San Francisco: Berret-Koehler Publishers

Nachbereitung

Tipp: Plane ein zeitnahes Follow-up Eures Gesprächs ein und führe am besten regelmäßige Performance/Feedback Gespräche und Check-ins. 

Hintergrund: Institute for Employment Studies, IES Perspectives on HR 2018

Silke-Catherina Cramer  Coaching I Sparring I Facilitation for Leaders & Teams www.silkecramer.com www.strengthscircle.com

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Tipp 1 Vorbereitung Self-Leadership: Achtsam ins Mitarbeitergespräch mit „ ALI“. A = Ausatmen, L = Lächeln, I = Innehalten. 

HINTERGRUND: Ein paar achtsame Atemzüge reichen oft schon aus, um sich zu zentrieren und bei sich zu sein. Ausatmen entspannt und bringt uns ins Hier und Jetzt. Lächeln macht uns liebevoller. Innehalten hilft Achtsamkeit zu entwickeln.

Tipp 2 Vorbereitung Self-Leadership: Mache Dir Deine Stärken bewusst, um ein wertschätzendes Mitarbeitergespräch zu führen. Welche Charakterstärke könnte Dich beim Führen des Gespräches unterstützen?

HINTERGRUND: Aus einer Stärke heraus Gespräche zu führen, lenkt unsere Aufmerksamkeit mehr in Richtung Ressourcen statt auf Defizite. [Anmerkung der Verfasserin: Hintergrund ist meine Erfahrung, ich habe keine Studie dazu.]

Quelle: https://www.charakterstaerken.org/  

Tipp 3 Leitung Powerful Questions: Welche Höhepunkte/Highlights hattest Du dieses Jahr? Was hast Du oder haben andere dazu beigetragen? Was kannst Du daraus für das nächste Jahr für Dich mitnehmen?

HINTERGRUND: Erfolge bewusst zu machen und die Selbstwirksamkeit stärken trägt wesentlich dazu bei, Ressourcen zu aktivieren und den Blick auf stärkende Faktoren zu richten. [Anmerkung der Verfasserin: Hintergrund ist meine Erfahrung als Business Coach, ich habe keine Studie dazu.]

Quelle: zur Bonsen, Matthias (2012): Appreciative Inquiry (AI) 

Tipp 4 Leitung Eigene Learnings: Sei ein gutes Vorbild im Umgang mit Fehlern und Misserfolgen. Erzähle Deinen MitarbeiterInnen Deine persönlichen Learnings im Jahr 2020 und fördere damit ein Growth Mindset.

HINTERGRUND: Fehler einzugestehen und die persönlichen Lernerfahrungen zu kommunizieren machen Dich nahbar und vermittelt Dein persönliches Growth Mindset authentisch. [Anmerkung der Verfasserin: Hintergrund ist meine persönliche Erfahrung um Umgang mit Fehlern, ich habe keine Studie dazu.]

Quelle: Dweck C. (2009): Selbstbild

Renate Freisler ist Balance-Expertin, Business Coach und Autorin, https://www.renatefreisler.de/

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1. Nimm‘ Dir unbedingt ausreichend Zeit für eine gute Vorbereitung, in der Du Dich nicht nur fragst, was der andere gut gemacht hat, sondern wie Du Dich selbst der Person gegenüber wahrnimmst. -> Zeichen der Wertschätzung gerade in diesen Zeiten.

2. Sorge für einen guten Rahmen (kein Termindruck, nette Atmosphäre, lachen).

3. Beginne positiv und bedanke Dich ausgiebig und möglichst konkret für bestimmte Handlungen und nicht in Allgemeinplätzen.

4. Fokussiere – auch und gerade in diesen Zeiten – auf die Stärken und besonderen Leistungen. Tue dies (s. 1) so präzise wie möglich mit konkreten Situationsbeschreibungen aus dem Jahr. 

5. Frage viel auf wertschätzende und interessierte Art und rede eher wenig. (Nach Ed Schein, Humble Inquiry)

6. Bitte, falls es nicht von selbst kommt, aktiv um Feedback zu Deiner Rolle.

Prof. Dr. rer. nat. Claudia Gerhardt, Diplom-Psychologin, Leiterin der Psychology School der Hochschule Fresenius Hamburg und Studiendekanin Bachelorstudiengang Wirtschaftspsychologie, https://www.hs-fresenius.de/lehrpersonal/claudia-gerhardt/

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Tipp 1: My PERMA als Vorbereitungsaufgabe für Mitarbeitende (MA) und Führungskräfte (FK). Beide - FK und MA - beantworten die Fragen als Vorbereitung auf das Gespräch und gleichen die Ergebnisse im Gespräch miteinander ab. 

P - Welche positive Emotion/en verbinde ich aktuell mit meiner Tätigkeit? Wie kann mich die FK dabei unterstützen, in Zukunft noch mehr positive Emotionen zu haben bzw. wie kann ich als FK den MA...?

E - Welche Stärke von mir kann ich aktuell im Arbeitsalltag gut einbringen? Welche möchte/könnte ich in Zukunft mehr einbringen? Wie kann mich die FK unterstützen?

R - Wie beurteile ich die Beziehung FK <-> MA zurzeit auf einer Skala von 1-10? Was können wir tun, damit wir nächstes Jahr einen Punkt mehr vergeben können?

M - Welchen Sinn verbinde ich mit meiner Tätigkeit? Was könnte mein Sinnerleben bei der Arbeit noch steigern? Wie kann die FK dazu beitragen?

A - Auf welche Errungenschaft in diesem Jahr bin ich stolz? Welche Zielerreichung kann ich/können wir nächstes Jahr feiern/über welchen “Feieranlass” würde ich mich ganz besonders freuen? 

Hintergrund: PERMA-Modell nach Martin Seligman (Seligman, M. (2011): Flourish. New York, NY: Free Press); PERMA-Lead nach Marcus Ebner (Ebner, M. (2019): Positive Leadership. Wien: Facultas); “My PERMA” nutze ich oft in Teamentwicklungs- und Resilienz-Workshops und habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht

Tipp 2: Stärkenbrille aufsetzen - Als Vorbereitungsaufgabe für FK und MA

Genutzte Stärke: Welche Stärke bringe ich/bringt der Mitarbeitende regelmäßig (möglichst täglich) bei der Arbeit ein?

Ungenutzte Stärke: Welche Stärke könnte ich/möchte ich (könnte der MA) künftig neu/vermehrt einbringen? Was wäre der Nutzen daraus?

Variante: zusätzlich ein Schwäche identifizieren bzw. eine Tätigkeit, die man gerne abgeben möchte

Variante: der MA kann sich diese Überlegungen auch bzgl. der FK machen - im Sinne einer positiven Rückmeldung an die FK und dem Einüben von Feedback an die FK

Hintergrund: Stärkenprofilmodell nach: Linley, A.; Willars, J. & Biswas-Diener, R. (2010): The strengths book. Coventry: CAPP Press.

Quelle: vgl. unten

Tipp 3: Teamstärkenposter

Visualisieren einer Stärke jedes MA (und der FK) auf einem Teamposter: Dafür wird die jeweils im MA-Gespräch genannte Stärke des MA und ihr/sein Name auf ein Post-it notiert und am Schluss auf ein Poster geklebt. 

Variante: Die Stärke zusätzlich durch ein Symbol visualisieren lassen. Dieser Schritt kann auch im Nachhinein im Rahmen eines Team-Workshops erfolgen, in welchem sich das Team vertieft mit den Stärken und ihren (künftigen) Anwendungsmöglichkeiten auseinandersetzt. Stärkt das Wir-Gefühl, schärft den Stärken-Blick und fördert das gegenseitige Wissen über im Team vorhandene Talente

Hintergrund: Stärkeninterventionen nach Biswas-Diener (2010); Bedeutung von Visualisierung nach dem Design Thinking Prinzip “show, don’t tell” (Standford d.School: https://dschool.stanford.edu/ und Hasso-Plattner-Institut:  https://hpi.de); sehr gute eigene Erfahrungen damit aus Stärkenworkshops 

Quelle: vgl. unten

Die Vorbereitungsaufgabe wird am besten von der FK bei der Terminvereinbarung an den MA übergeben/verschickt.

Mirjam Rolfe unterstützt Organisationen, Teams und Einzelpersonen dabei, Chancen in herausfordernden Situationen zu erkennen und zu nutzen. Sie ist Autorin des Buches Positive Psychologie und organisationale Resilienz (Springer-Verlag): https://www.springer.com/de/book/9783662557570 Webseite: www.chances-in-change.com

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Die Sieben Stufen der Wertschätzung

„Im Grunde sind es doch die Verbindungen mit Menschen, die dem Leben seinen Wert geben“ (W. von Humboldt)

Prof. Dr. Reinhard Haller, Psychiater, Psychotherapeut und Neurologe stellt in seinem Buch „Das Wunder der Wertschätzung“, (Haller, R. (2019). Das Wunder der Wertschätzung. München: Gräfe und Unzer Verlag.) Die Pyramide der Wertschätzung vor: 

Liebe (die höchste Form der Wertschätzung und im Arbeitskontext weniger relevant)

  • Vertrauen
  • Wertschätzung
  • Anerkennung (+Lob)
  • Respekt/Achtung
  • Achtsamkeit
  • Aufmerksamkeit

Aus der Positiven Psychologie lassen sich hiermit wunderbare Tools verknüpfen, um eine Haltung der Wertschätzung in die Praxis zu bringen. Zur vertieften Diskussion bieten sich m.E. folgende Konzepte an: 

Liebe: Mikromomente der Verbundenheit nach B.Fredrickson

Vertrauen: Diskussion über die Bestandteile von Vertrauen (etwa: Verlässlichkeit, Offenheit, Akzeptanz, Kongruenz) oder Misstrauensdomino -> Schöne “Einblick-Grafik” in Zeitschrift Organisationsentwicklung 2012.

Wertschätzung: Haltung. Diskussion über die These „Als Führungskraft muss man Menschen lieben!“, Dankbarkeit als aktive Form W. auszudrücken

Anerkennung und Lob Lob als zeitlich begrenzte Handlung, etwa PERMA-Lead: Erfolge feiern, PERMA-Lead Poker, shelly Gable/Aktiv-Konstruktiv-Reagieren

Respekt Dem anderen Achtung unabhängig von seiner (gesellschaftlichen) Position entgegenbringen, Diskussion über zuhören um zu verstehen vs. Zuhören um zu antworten, präsent sein

Achtsamkeit Haller schreibt: „Sowohl Gedankenlosigkeit als auch Unachtsamkeit sind intuitiver als die aktiv gerichtete Achtsamkeit. Mag sein, dass die Wertschätzungskrise unserer Zeit auch mit einer gewissen Gedanklosigkeit in einer stressdurchdrungenen und reizüberladenen Lebenswelt zu tun hat. Wenn die Achtsamkeit fehlt, ist eine echte Wertschätzung jedenfalls nicht möglich.“ (S. 63)

Achtsamkeit als „bewusstes Innehalten zwischen Wahrnehmung und Reaktion.“

Aufmerksamkeit „Wie aufmerksam von Ihnen“ wann haben Sie diesen Satz das letzte Mal gesagt oder gehört? 

Aktives Zuhören

Marcus Schweighart, schweighart@hbcontor.de, Geschäftsführer bei HBC Hamburger BeraterContor GmbH, begleitet Menschen und Unternehmen in Wachstums- und Veränderungsprozessen

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Fragen Sie Ihre Mitarbeiterin/Ihren Mitarbeiter, wie sie/er Wertschätzung/Lob/Anerkennung empfangen möchte.

Hintergrund: Gary Chapman hat aus seinen Untersuchungen einen Schlüssel zur Kommunikation von Wertschätzung gefunden: Die „5 Sprachen“ der Wertschätzung zeigt, dass wir Lob und Anerkennung ganz unterschiedlich geben und verstehen, z.B. durch 

  • Anerkennende Worte,
  • Uneingeschränkte Aufmerksamkeit,
  • Unterstützung/Hilfe
  • Geschenke, die von Herzen kommen,
  • Nähe & Körperlicher Kontakt (Schulterklopfer, Handschütteln)

Dr. Nico Rose rät, im Mitarbeitergespräch direkt nachzufragen, welche Art des Lobs dem Gegenüber wichtig ist und ankommt. Wie er/sie gelobt werden möchte. Denn nicht jeder mag es, vor versammelter Mannschaft Anerkennung zu erfahren. Festgehalten wird diese wichtige Erkenntnis im Mitarbeiter-Profil, wo auch Stärken und Talente vermerkt sind.

Ulrike Spaak ist die Gründerin der Positive Leadership Academy für stärkenorientiertes Führen, positive Kulturentwicklung & Arbeitsglück. www.diegefaehrtin.de, www.positive-leadership-academy.de

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Sprechen Sie im Mitarbeitergespräch möglichst viel über Stärken! Das hält die Mitarbeiter*innen engagierter und motivierter, gerade in schwierigen Zeiten. Folgende fünf Fragen können in der Vorbereitung auf das oder im Gespräch hilfreich sein:

  • Welche Stärken sehe ich in Mitarbeiterin XY?

  • Was machen diese Stärken leichter, schneller, möglich?

  • Welchen Nutzen habe ich als Führungskraft, haben die Kollegen, haben Kundinnen, Lieferanten bzw. die ganze Organisation von diesen Stärken der Mitarbeiterin?

  • Wie lassen sich die Stärken noch stärker einsetzen – zum Beispiel durch eine Anpassung und Schärfung der Zuständigkeiten?

  • Welche Stärken können dabei helfen, mögliche eigene Schwächen oder die anderer zu kompensieren?


Christian Thiele, Coach und Trainer für Positive Leadership, Podcast „Positiv Führen”, positiv-fuehren.com/podcast

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Anbei ein paar gute Blogartikel zu diesem Thema.

Die Kernaussage ist: Mach keine jährlichen Mitarbeitergespräche!!

https://corporate-rebels.com/annual-performance-reviews/

https://corporate-rebels.com/guest-blog-annual-review/

https://corporate-rebels.com/spotify-development/

https://officevibe.com/?s=annual

Falls es aber gemacht werden muss, hier ein paar Tipps:

https://officevibe.com/blog/implement-performance-reviews

und im Speziellen für online Formate:

https://officevibe.com/blog/five-ways-more-comfortable-giving-feedback

Dr. Roland Wolfig ist als Organisations- und Prozessberater qualifiziert mit dem Fokus auf systemischer Organisationsentwicklung, Lean Management und Agilität. https://www.linkedin.com/in/rolandwolfig

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1. Radical Candor – Gib radikal-ehrlich & menschlich-wertschätzendes Feedback!


Oder wie Kim Scott es ausdrückt: „Be a kickass boss without losing your humanity“.

Kim Scott, eine erfahrene CEO, die u.a. für Google und Twitter gearbeitet hat, beschreibt mit ihrem Model „Radical Candor“ überzeugend die positive Wirkung einer radikal-ehrlichen und gleichzeitig wertschätzenden Kommunikation. Je klarer wir die positiven und negativen Aspekte ansprechen, umso größer ist die Entwicklungschance unserer Mitarbeiter. Wenn wir dies in einer menschlich-wertschätzenden Art und Weise machen, wirkt es nicht als Affront, sondern als Unterstützung.

Quelle:          Kurz: 6 Minuten Film auf der website https://www.radicalcandor.com/

                         Lang: Buch „Radical Candor“ von Kim Scott

 Und deswegen auch:

2. Sandwich-Feedback ist Bullshit!


Sog. Sandwich-Feedback ist nicht zielführend und hilfreich. Die klare Botschaft leidet. Du nimmst damit Deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu entwickeln.

Kommuniziere radikal-ehrlich, also direkt. Und bleibe dabei menschlich-wertschätzend. Lass Deine Mitarbeiter spüren, dass es Dir um sie geht, um ihre persönliche Entwicklung. 

Begründung und Quelle wie oben. 😊 

3. „Ich bin okay – du bist okay“- Feedback auf Augenhöhe


 Kommuniziere als Erwachsener mit einem Erwachsenen.

Die Transaktionsanalyse nach Eric Berne basiert auf psychoanalytischen Erkenntnissen und geht davon aus, dass jeder Mensch aus drei Persönlichkeits-Ebenen heraus agieren und reagieren kann: Das Kind-ICH, das Eltern-ICH, das-Erwachsenen-ICH. Wenn Du von oben herab den Mitarbeiter belehrst oder aber ihn überfürsorglich in Watte packst, dann agierst Du aus dem Eltern-ICH. Dein Mitarbeiter fällt es dann schwer, in die Verantwortung zu gehen und als Erwachsener zu antworten. Die Gefahr ist groß, dass er/ sie aus dem Kind-ICH reagiert, d.h. entweder trotzig-wütend oder überfordert-hilflos. 

Gib Feedback als Erwachsener an einen Erwachsenen – auf Augenhöhe: „Ich bin okay – du bist okay, aber ich sehen noch Entwicklungsfelder in a,b oder c. Was kann Dich dabei unterstützen?“

Quelle: u.a. https://www.transaktionsanalyse-online.de/transaktionsanalyse-einfach-erklaert

Nicole Zätzsch, Freiraum Für Führungskräfte, www.nicolezaetzsch.de

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Christian Thiele

ÜBER DEN AUTOR

Mehr Leistung, Freude, Gesundheit und Sinn, mit den Methoden der Positive Leadership: Darum geht es mir in meiner Arbeit als Coach, Trainer, Teamentwickler und Vortragsredner. Für Führungskräfte, Teams und Organisationen. Verliebt, verlobt und bald verheiratet mit Christiane. Vater. Skitourengeher.

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