- Was macht gute Meetings aus?
- Wie kann ich sie als Führungskraft fördern?
- Und wie die schlechten verhindern?
Die Arbeits- und Organisationspsychologin Prof. Dr. Simone Kauffeld erforscht diese Fragen als Wissenschaftlerin und hat dazu ein sehr lesenswertes Buch geschrieben. In meinem Podcast "Positiv Führen" habe ich mit ihr über diese Fragen gesprochen.
Hier einige Tipps für bessere Meetings:
Wozu eigentlich?
Ein gutes Meeting hat ein Wofür, eine Agenda, Ziele. Das können Entscheidungen, die Sammlung von Ideen, der Austausch etc. sein. Wenn Ihr einen Regeltermin vereinbart habt, aber niemand hat etwas in die Agenda eingestellt – dann vielleicht einfach mal ausfallen lassen?
Typische Meetingkrankheiten sind...
- zu wenig Struktur, also Abschweifungen, Wiederholungen, keine klare Agenda
- aber manchmal auch Überstrukturiertheit, wo von einem Punkt zum nächsten geritten wird, ohne dass Verbindlichkeit, Einvernehmen oder überhaupt nur Verständnis über die zu diskutierenden, zu entscheidenden Punkte hergestellt worden ist
- zu viele Teilnehmende – ab 7, 8 Teilnehmenden sinkt die Effektivität und Zufriedenheit in der Regel
- zu wenig Pausen
- mangelhafte Technik
- Dominanzverhalten einiger weniger
- unpünktlicher Start
- verspätetes Ende
- statt konstruktivem Fokus zu viel und zu lange Jammerei
Moderieren, dokumentieren, visualisieren...
sind unterschiedliche Rollen, die nicht immer ein und die selbe Person einnehmen muss: Warum rotiert die Verantwortung für die Montagsrunde nicht mal im Team? So lernen alle, a) wie schwer es sein kann, ein Meeting zu moderieren und b) welche andere Formen von Besprechungsleitung es geben kann.
Wer äußert sich wie?
Simone Kauffeld und ihr Forschungsteam kodieren Äußerungen in Meetings nach Fragen wie:
- Wo wird eine Ursache benannt?
- Wo werden Lösungsansätze diskutiert?
- Wer lenkt ab?
- Wer unterstützt und bestärkt andere?
- etc.
Diese Messung muss nicht in jedem Meeting erfolgen – aber dieses Raster im Hinterkopf zu haben, schadet vielleicht nicht, auch um Platzhirschverhalten zu unterbinden.
Nicht immer alle mit allen
Wie oft nützt Du die Breakout-Funktion in Teams- oder Zoom-Meetings? Besprechungen gewinnen an Tiefe und Lebendigkeit, wenn auch mal die Formate wechseln, wenn auch mal in Tandems, Trios, Quartetten gearbeitet wird zu einzelnen Fragen. Das geht on- genauso gut wie offline.
Die Information, Dokumentation, Ablage von Entscheidungen...
inklusive der Action Points und ToDos aus dem Meeting: oft ein Schwachpunkt. Gerade angesichts vieler neuer Tools und Systeme lohnt es, hier immer wieder einen Abgleich im/mit dem Team zu machen zu Fragen wie:
- Was könnten wir mal ausprobieren?
- Was wollen wir weitermachen?
- Was sollten wir begraben?
Meetingkompetenzen schulen
Zu den Skills, die nach meiner Erfahrung in den wenigsten Führungskräfteprogrammen gelehrt werden, gehört das Vorbereiten, Leiten, Nacharbeiten von Meetings. Warum nicht dazu mal eine Schulung machen, ein Buch diskutieren, Arbeitsgruppen erstellen?
Meetingqualität messen...
könnte man schlicht und einfach, in dem man mit einer Menti-Umfrage oder mit einer Daumen-hoch-Daumen-runter-Abfrage erhebt, wie produktiv die Teilnehmenden die Meetings erleben. Anonyme Umfragetools können auch dabei helfen, Vorschläge für bessere Meetings zu sammeln und umzusetzen.
Spielregeln diskutieren, kommunizieren und optimieren
Gibt es einen Meetingknigge bei Euch? Wenn ja – ist der noch aktuell? Kennen den alle? Die gelegentliche Diskussion darüber lohnt – eventuell auch in einem Meeting. Viel Erfolg und Gaudi dabei!
❓Was hilft Dir/Euch für bessere Meetings? Wie die guten wahrscheinlicher und die schlechten seltener machen?
‼️Ich freue mich auf Rückmeldung! Einfach hier oder per Mail.
P.S.: Ihr macht, Sie machen das gut!